سیستم اتوماسیون اداری

شما به عنوان یک مدیر، نیاز دارید که بتوانید کارهای جاری و روزمره‌ را در سازمان خود با سرعت بالایی انجام دهید. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌ها می‌شود. در این بین سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند نقش مغیدی در کاهش این زمان داشته باشد.

سیستم اتوماسیون اداری، با خودکارسازی بخش‌های متنوعی از فرایندهای اداری، راه‌حل مفیدی جهت رفع مشکلات گفته شده محسوب می‌شود.

اتوماسیون اداری چه کاربردی دارد؟

اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه‌ی جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها را بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویربرداری مستندات، تقویم و غیره است.

اتوماسیون های اداری نرم‌افزارهای متنوعی هستند که برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی استفاده می شود.

ذخیره‌سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب‌و‌کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکارسازی و بهینه‌سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.

عبارت خودکارسازی اداری در خارج از ایران به تمامی ابزار‌ها و روش‌هایی که برای فعالیت‌های دفتری به کار برده می‌شود اطلاق می‌شود که امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیو‌تر امکان‌پذیر می‌سازند.

نرم افزار اتوماسیون اداری به منظور فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده‌سازی، بهبود و خودکارسازی فعالیت‌های سازمان از جمله مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره به وجود آمده است.

امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته‌های دستی نیستند؛ بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز پوشش می‌دهند.

بخش های نرم افزار اتوماسیون اداری

• پیشخوان

وضعیت سامانه پیامک: در این بخش می‌توانید وضعیت سامانه پیامکی خود را مشاهده کنید.

ماموریت‌ها: سامانه به کاربر ماموریت‌هایی را می‌سپارد که کاربر با انجام آن‌ها به تجریه کاربری بهتری دست پیدا می‌کند.

اعلانات: برخی از فعالیت‌های مهم اتفاق افتاده در سامانه را به شما اطلاع می‌دهد، که شامل دو بخش خوانده شده و خوانده نشده می‌باشد، همچنین اعلانات هر روز در تقویم قرار داده شده در پیشخوان به نمایش گذاشته می‌شود.

تقویم: با تقویم شمسی/میلادی موجود در منو پیشخوان می‌توانید یادداشت های مختلفی در روز های مختلف قرار دهید تا یادآوری برای فعالیت های روزانه شما باشد.

کاربران:

کاربران: در این بخش جدولی از تمامی کاربران سامانه مشاهده می‌کنید. کاربران با درسترسی بالاتر توانایی ویرایش اطلاعات کاربران دیگر را دارند. همچنین می‌تواند وضعیت کاربر از حالت فعال به غیرفعال تغییر دهد تا دسترسی آن کاربر از سایت قطع شود.

غیرفعال شدن کاربر در سامانه به این معنا می‌باشد که کاربر دیگر در دوره وجود ندارد. در صورت نیاز می‌توانید کاربر جدید را با مشخصات دلخواه به سامانه اضافه کنید.

نقش‌های کاربری: در این بخش شما می‌توانید نقش‌های کاربری مختلفی که سامانه شما به آن نیاز دارد را ساخته و همچنین تعیین کنید هر نقش کاربری می‌تواند به چه بخش‌هایی از سامانه دسترسی داشته باشد. برخی از نقش‌های کاربری نمی‌توانند به بیش از یک کاربر داده شود که شامل مدیرسیستم، رئیس و منشی می‌باشد.

تایید امضاء: در این بخش لیست کاربرانی که امضاء الکترونیک خود را ارسال کرده و منتظر تایید ادمین می‌باشد. ادمین می‌تواند با مشاهده امضاء کاربر مربوطه درخواست تایید او را رد یا قیول کند.

• سازمان

سازمان: در این بخش نرم افزار اتوماسیون اداری می‌توانید لیست تمامی سازمان‌های ثبت شده در سامانه را مشاهده کنید. همچنین می‌توانید سازمان جدیدی به سامانه اضافه کنید و یا آن هارا ویرایش کنید. سازمان‌ها به دو دسته برون‌سازمانی و درون‌سازمانی تقسیم می‌شوند.

• دوره ها

دوره‌ها: در این بخش نرم افزار اتوماسیون اداری می‌توانید دوره‌های مختلف سامانه را مشاهده کنید و همچنین دوره جدیدی اضافه کنید و یا آن‌هارا ویرایش کنید. با ایجاد دوره جدید، دوره قبلی به اتمام و تمامی اطلاعات مربوطه بایگانی خواهد شد.

در هنگام ایجاد دوره، کاربرانی که به دوره جدید منتقل نشده‌اند بایگانی و غیرفعال خواهند شد. قابلیت فعال‌سازی کاربرهای منتقل نشده برای دوره‌های بعدی امکان‌پذیر است.

• تفویض اختیار

تفویض اختیار: در این بخش برخی از نقش‌های اصلی سامانه را می‌توان به هر کاربر دیگر توسط رئیس اعطا کرد. زمانی که کاربر موردنظر مقام جدید خود را دریافت کرد، دسترسی‌های او با توجه به نقش داده شده، تغییر خواهد کرد. بعد از تاریخ تنظیم شده کاربر مورد نظر به نقش اصلی خود برمیگردد و دسترسی‌های جدید را از دست می‌دهد.

• کارتابل

کارتابل: در کارتابل خود می‌توانید دسترسی سریع به نامه های داخلی، وارده و صادره را داشته باشید. همچنین آمار عددی و نموداری نامه های مختلف حساب کاربری خود را می‌توانید مشاهده کنید

نامه ها: در بخش نامه‌های اتوماسیون اداری کاربر توانایی نوشتن نامه‌های مختلف و تعیین ارجاع و ارتباط برای آن‌ها را دارا می‌باشد.

نامه داخلی، شامل نامه‌های درون سازمان؛ نامه وارده، شامل نامه‌هایی که از سازمان دیگر به سازمان خود ارسال می‌شود و نامه صادره شامل نامه‌هایی که از سازمان خود به سازمانی دیگر ارسال می‌شود است

رئیس می‌تواند برخی از نامه‌های مورد نظر خود را به لیست نامه‌های بایگانی منتقل کند. بعد از بایگانی شدن یک نامه، نامه مورد نظر دیگر در دسترس اعضای سامانه (غیر از رئیس) نمی‌باشد. همچنین رئیس می‌تواند نامه مورد نظر را به حالت اولیه بازگشت دهد.

در قالب شخصی، کاربر می‌تواند قالب‌های از پیش آماده شده‌ای که استفاده زیادی از آن‌ها می‌کند را برای خود بسازد و چندین بار از آن استفاده کند.

در ایجاد یک نامه، کاربر می‌تواند نامه مورد نظر را به کاربر دیگری ارجاع داده و یا نامه را مستقیما ثبت کند. در موقع ارجاع، نامه به صورت پیش‌نویس باقی می‌ماند و ثبت نهایی نمی‌شود. با ثبت نهایی نامه، گردش کار آن نیز بسته می‌شود. برای ارجاع به فردی که تا به حال در گردش کار نبوده از ارجاع و برای افرادی که از قبل در گردش کار بوده‌اند از بازگشت ارجاع استفاده می‌شود.

کاربر می‌تواند نامه ثبت شده را به نامه دیگری تبدیل کند. این تبدیل دو حالت دارد، حالت اول تبدیل نامه وارده به نامه داخلی و حالت دوم تبدیل نامه داخلی به نامه صادره می‌باشد. در تبدیل نامه می‌توان نامه مورد نظر را ویرایش و بعد اقدام به ثبت آن کرد.

تابلو اعلانات: این بخش شامل اعلانات و پیام‌هایی است که تمامی اعضای سایت آن را مشاهده خواهند کرد. برای مثال مدیر سیستم یک پیام کلی در این بخش ساخته و برای تمامی اعضا جهت اطلاع ارسال خواهد کرد.

بعد از ثبت نهایی نامه، گردش کار نامه مورد نظر بسته می‌شود و کاربر می‌تواند تمام مراحل طی شده از ساخت تا ثبت نهایی نامه را مشاهده کند.

• جلسات

جلسات: در این بخش لیست تمامی جلسات موجود در سامانه را می‌توان مشاهده کرد. اگر حضور کاربری در جلسه‌ایی حاضر ثبت شده باشد، کاربر می‌توانید به رأی دادن مشغول شود.

ایجاد جلسه: در ابن بخش از اتوماسیون اداری می‌توانید به ساخت یک جلسه اقدام کنید. این امر را منشی سامانه و یا رئیس انجام خواهد داد.

رأی گیری: بعد از انجام 3 مرحله‌ی ساخت جلسه وارد مرحله رأی گیری می‌شوید. این صفحه شامل دو بخش است که شامل مشخصات جلسه و رأی گیری برای هر بند به صورت مرحله به مرحله می‌باشد.

رأی گیری در جلسه با توجه به هر بند انجام می‌گیرید و بعد از انجام رأی گیری در هر بند نتیجه مورد نظر همان بند ثبت خواهد شد که این امر توسط منشی یا رئیس انجام خواهد شد.

در حین رأی گیری هر یک از اعضای شورا می‌تواند ثبت رأی خود را به عهده منشی بسپارد. به این صورت که نتیجه تصمیم خود را، راجب آن بند به منشی اعلام کرده و ثبت نهایی رأی خود را به منشی ارجاع می‌دهد. اگر عضوی ثبت رأی خود را به منشی ارجاع دهد، دیگر خود نمی‌تواند به صورت مستقیم از سیستم و حساب کاربری خود رأی خود را راجب آن بند ثبت کند.

در هنگام رأی گیری اعضا شورا از رأی یکدیگر آگاه نمی‌باشند و فقط بعد از پایان جلسه امکان دیدن رأی های دیگر اعضای شورا وجود دارد.

صورت جلسه: در صورت جلسه می‌توانید مشخصات و نتیجه جلسه و همچنین رأی هر یک از اعضا راجب هر بند را مشاهده کنید.

اطلاع رسانی جلسات: در این بخش می‌توانید برای کسانی که می‌خواهید در جلسه ایی حضور داشته باشند پیامک ارسال کنید تا آن ها را مطلع کنید.

• فعالیت ها

فعالیت ها: در این بخش کاربر می‌تواند تمام تاریخچه فعالیت‌های انجام شده توسط خود را مشاهده کند این فعالیت‌ها شامل تغییرات مشخصات کاربر، تفویض اختیار، سازمان‌ها نامه‌ها و… می‌باشد.